در مقاله درآمد در حسابداری چیست درباره درآمد به یک نکته مهم رسیدیم:
دریافت پول و شناسایی درآمد الزاماً در یک زمان اتفاق نمی‌افتند.
ممکن است یک مؤسسه خدمت خود را ارائه کرده باشد و درآمد تحقق پیدا کند، اما مشتری هنوز مبلغ آن را پرداخت نکرده باشد. در مورد هزینه نیز با موضوعی مشابه روبه‌رو هستیم. ممکن است هزینه‌ای برای واحد اقتصادی ایجاد شده باشد، اما هنوز وجه آن پرداخت نشده باشد. از طرف دیگر، ممکن است پولی از حساب مؤسسه خارج شود، اما آن پرداخت اصلاً هزینه دوره نباشد. بنابراین اگر برای تشخیص هزینه فقط به ورود و خروج پول نگاه کنیم، خیلی زود دچار اشتباه می‌شویم.
در فصل پنجم، هزینه به مخارجی مربوط میشود که مؤسسه برای ارائه خدمات و کسب درآمد متحمل میشود. هزینه‌هایی مانند حقوق کارکنان، اجاره، بیمه و سوخت از نمونه‌هایی هستند که در منبع مطرح شده‌اند. همچنین هزینه باعث کاهش سرمایه مالک میشود.
پس قبل از هر چیز باید بدانیم:
هزینه با «پرداخت پول» یکی نیست.
در این آموزش بررسی می‌کنیم هزینه در حسابداری چیست، چه زمانی شناسایی میشود و چرا پرداخت وجه نقد همیشه به معنای ایجاد هزینه نیست.
هزینه در حسابداری چیست؟
اگر بخواهیم تعریف منبع را ساده‌تر بیان کنیم:
هزینه مخارجی است که یک مؤسسه برای ارائه خدمات به مشتریان و کسب درآمد متحمل میشود.
برای درک بهتر اینکه هزینه در حسابداری چیست، باید به ارتباط مخارج با فعالیت مؤسسه و دورهای که هزینه در آن واقع شده است توجه کنیم. در یک کسب‌وکار خدماتی، فعالیت بدون تحمل برخی مخارج معمولاً امکان‌پذیر نیست. ممکن است واحد اقتصادی برای کارکنان حقوق بپردازد، محل فعالیت خود را اجاره کند، هزینه بیمه داشته باشد یا بابت مصرف انرژی و خدمات مختلف مبلغی متحمل شود. در حسابداری، هزینه‌های تحمل‌شده طی یک دوره در حساب‌های مربوط به هزینه ثبت می‌شوند تا اطلاعات هر نوع هزینه به‌صورت جداگانه قابل بررسی باشد.
بنابراین هزینه فقط یک عدد کلی نیست.
ممکن است حساب‌های جداگانه‌ای مانند:
هزینه حقوق، هزینه اجاره، هزینه آب و برق، هزینه تعمیرات و سایر هزینه‌ها داشته باشیم.
هزینه در حسابداری چه اثری بر سرمایه دارد؟
در مقاله درآمد یاد گرفتیم که درآمد باعث افزایش سرمایه مالک میشود، هزینه اثر برعکس دارد. منبع توضیح میدهد که تحمل هزینه باعث کاهش سرمایه مالک میشود. اما همان‌طور که درآمد را مستقیماً در حساب سرمایه ثبت نمی‌کردیم، هزینه‌ها نیز برای اینکه اطلاعات مربوط به هر دوره و هر نوع هزینه مشخص باشد، در حساب‌های جداگانه ثبت می‌شوند.
پس می‌توانیم رابطه کلی را این‌طور ببینیم:
درآمد → افزایش سرمایه
هزینه → کاهش سرمایه
این ارتباط بعداً هنگام تهیه صورت سود و زیان اهمیت زیادی پیدا خواهد کرد.
افزایش حساب هزینه بدهکار است یا بستانکار؟
در فصل‌های قبل یاد گرفتیم که کاهش سرمایه در سمت بدهکار قرار می‌گیرد. از آنجا که هزینه در نهایت باعث کاهش سرمایه میشود، افزایش حساب هزینه نیز در سمت بدهکار ثبت میشود. منبع نیز افزایش هزینه را در سمت بدهکار حساب هزینه نشان میدهد.
بنابراین:
| حساب | افزایش |
| هزینه | بدهکار |
این قاعده را بهتر است با منطق آن به خاطر بسپاریم:
هزینه سرمایه را کاهش میدهد؛ افزایش هزینه بدهکار است.
آیا هر پرداختی هزینه است؟
خیر، این یکی از مهم‌ترین سوءبرداشت‌هایی است که باید از همین ابتدا اصلاح شود. ممکن است واحد اقتصادی پول پرداخت کند، اما آن پرداخت مربوط به خرید یک دارایی باشد. ممکن است بدهی قبلی خود را تسویه کند. یا ممکن است مبلغی را برای خدماتی بپردازد که قرار است در آینده دریافت کند. فصل نیز صراحتاً اشاره میکند که تمام پرداخت‌های یک مؤسسه هزینه محسوب نمیشوند؛ برای مثال خرید اثاثه یا بازپرداخت بدهی به‌خودی‌خود هزینه جدید ایجاد نمی‌کند.
بنابراین برای تشخیص هزینه نباید فقط بپرسیم:
«آیا پول پرداخت شده است؟»
باید بپرسیم:
«این پرداخت بابت چه چیزی بوده و آیا هزینه مربوط در این دوره واقع شده است؟»
شناخت اینکه هزینه در حسابداری چیست، به ما کمک میکند پرداخت بابت خرید دارایی، تسویه بدهی و تحمل هزینه‌های دوره را از یکدیگر تشخیص دهیم.
هزینه نقدی چیست؟
اگر هزینه‌ای برای مؤسسه واقع شود و همان زمان وجه آن نیز پرداخت شود، با هزینه نقدی روبه‌رو هستیم.
در این حالت:
هزینه افزایش پیدا میکند، وجه نقد کاهش پیدا میکند. منبع نیز هزینه نقدی را حالتی توضیح میدهد که هنگام دریافت خدمت از دیگران، وجه آن نقداً پرداخت میشود. در نتیجه هزینه افزایش، موجودی نقد کاهش و سرمایه مالک نیز در اثر هزینه کاهش پیدا میکند.
از نظر ثبت حسابداری:
افزایش هزینه → بدهکار
کاهش وجه نقد → بستانکار
بنابراین ساختار کلی ثبت چنین است:
| حساب | وضعیت |
| هزینه مربوط | بدهکار |
| وجه نقد | بستانکار |
یک مثال کوتاه از هزینه نقدی
برای پاسخ به پرسش «هزینه در حسابداری چیست؟»، فرض کنید مؤسسه هزینه آب و برق مربوط به همین دوره را به‌صورت نقدی پرداخت کرده است.
اگر هزینه مربوط به همین دوره واقع شده و وجه آن نیز پرداخت شود:
هزینه آب و برق بدهکار و وجه نقد بستانکار میشود.
فصل پنجم نیز برای توضیح هزینه نقدی، پرداخت هزینه آب و برق را به همین شکل تحلیل کرده است.
همین یک مثال برای فهم منطق کافی است:
هزینه ایجاد شده + پول همان زمان پرداخت شده است.
هزینه غیرنقدی چیست؟
حالا فرض کنید مؤسسه خدمتی را دریافت کرده باشد، اما هنوز پول آن را نپرداخته باشد. آیا چون وجهی پرداخت نشده، هزینه‌ای هم نداریم؟ خیر. اگر هزینه در این دوره واقع شده باشد، باید در همان دوره شناسایی و ثبت شود؛ حتی اگر پرداخت وجه به آینده موکول شده باشد. فصل پنجم هزینه غیرنقدی را حالتی توضیح میدهد که واحد اقتصادی خدمت را دریافت کرده و قرار است وجه آن را در آینده بپردازد. در این حالت هزینه افزایش پیدا میکند و هم‌زمان یک بدهی نیز ایجاد میشود.
این مثال نشان میدهد که برای پاسخ به پرسش «هزینه در حسابداری چیست؟»، نباید فقط زمان پرداخت وجه را در نظر بگیریم؛ بلکه زمان وقوع هزینه اهمیت دارد.
بنابراین:
هزینه افزایش → بدهکار
بدهی افزایش → بستانکار
ساختار کلی:
| حساب | وضعیت |
| هزینه مربوط | بدهکار |
| حساب‌های پرداختنی | بستانکار |
هزینه در حسابداری چه زمانی شناسایی میشود؟
درست مانند بحث درآمد، زمان شناسایی اهمیت زیادی دارد. منبع توضیح میدهد که هزینه‌ها باید در همان دورهای که واقع یا تحمل می‌شوند شناسایی، اندازه‌گیری و ثبت شوند؛ حتی اگر هنوز پرداخت نقدی آن‌ها انجام نشده باشد. پس برای تشخیص هزینه نباید منتظر جابه‌جایی پول بمانیم. ممکن است: هزینه امروز واقع شود، اما پول ماه بعد پرداخت شود، هزینه مربوط به امروز است، نه ماه بعد. بنابراین وقتی بررسی می‌کنیم هزینه در حسابداری چیست و چه زمانی ثبت میشود، باید دوره وقوع هزینه را ملاک شناسایی قرار دهیم.
این همان نکته‌ای است که هزینه غیرنقدی را قابل فهم میکند.
تفاوت هزینه نقدی و غیرنقدی چیست؟
در هر دو حالت هزینه واقع شده است.
تفاوت اصلی این است که وجه آن پرداخت شده یا نه.
| موضوع | هزینه نقدی | هزینه غیرنقدی |
| هزینه واقع شده؟ | بله | بله |
| هزینه شناسایی میشود؟ | بله | بله |
| وجه همان زمان پرداخت شده؟ | بله | خیر |
| حساب مقابل هزینه | وجه نقد | بدهی |
| حساب هزینه | بدهکار | بدهکار |
بنابراین:
هزینه نقدی و غیرنقدی هر دو هزینه‌اند.
تفاوت در نحوه تسویه آن‌هاست.
چرا هزینه غیرنقدی مهم است؟
اگر پرداخت وجه را تنها معیار تشخیص هزینه در حسابداری بدانیم، بخشی از هزینه‌های واقعی یک دوره را نادیده می‌گیریم. فرض کنید مؤسسه در روزهای پایانی ماه از خدمات تعمیراتی استفاده کند اما توافق شده باشد پول آن را ماه بعد بپردازد.
اگر بگوییم:
«چون هنوز پولی پرداخت نشده، پس هزینه‌ای نداریم»
عملکرد واقعی آن ماه را درست نشان نداده‌ایم. خدمت در همین دوره دریافت شده و هزینه نیز در همین دوره واقع شده است. بنابراین هزینه ثبت میشود و در مقابل، تا زمان پرداخت وجه یک بدهی ایجاد میشود. این همان منطقی است که منبع برای هزینه غیرنقدی بیان میکند.
وقتی بدهی مربوط به هزینه را بعداً پرداخت کنیم چه اتفاقی می‌افتد؟
این بخش بسیار مهم است.
فرض کنید هزینه تعمیرات قبلاً واقع شده است.
در زمان دریافت خدمت ثبت کرده‌ایم:
هزینه تعمیرات بدهکار
حساب‌های پرداختنی بستانکار
چند هفته بعد، مؤسسه بدهی خود را پرداخت میکند. آیا در زمان پرداخت باید دوباره هزینه تعمیرات ثبت کنیم؟ خیر. هزینه قبلاً در زمان وقوع شناسایی شده است. در زمان پرداخت فقط: بدهی کاهش پیدا میکند و وجه نقد کاهش پیدا میکند. منبع نیز تأکید میکند که هنگام بازپرداخت بدهی ناشی از هزینه غیرنقدی، ثبت جدیدی در حساب هزینه انجام نمیشود؛ در این مرحله فقط بدهی و موجودی نقد کاهش پیدا میکنند.
تفاوت «ایجاد هزینه» و «پرداخت بدهی»
این دو اتفاق را نباید یکی بدانیم.
ایجاد هزینه زمانی اتفاق می‌افتد که هزینه واقع شده باشد. اما پرداخت بدهی ممکن است مدت‌ها بعد اتفاق بیفتد. در مرحله اول: هزینه شناسایی میشود.
در مرحله دوم: بدهی تسویه میشود.
پس اگر هزینه‌ای یک‌بار شناسایی شده باشد، پرداخت بعدی آن باعث ایجاد هزینه جدید نمیشود.
این دقیقاً مشابه چیزی است که در مقاله درآمد دیدیم:
وصول مطالبات، درآمد جدید ایجاد نمی‌کرد.
اینجا هم: پرداخت بدهی مربوط به هزینه، هزینه جدید ایجاد نمی‌کند.
دریافت و پرداخت پول برای تشخیص درآمد و هزینه کافی نیست
حالا دو مقاله اخیر را می‌توانیم کنار هم قرار دهیم.
در درآمد گفتیم:
دریافت پول الزاماً به معنی ایجاد درآمد نیست.
در هزینه نیز می‌گوییم:
پرداخت پول الزاماً به معنی ایجاد هزینه نیست.
آنچه مهم است، ماهیت اقتصادی رویداد و زمان تحقق درآمد یا وقوع هزینه است.
این جدول جمع‌بندی خوبی از موضوع است:
| اتفاق | الزاماً درآمد یا هزینه است؟ |
| دریافت پول | نه؛ ممکن است درآمد، وام، سرمایه یا وصول طلب باشد |
| پرداخت پول | نه؛ ممکن است هزینه، خرید دارایی، پرداخت بدهی یا پیشپرداخت باشد |
| ارائه خدمت و تحقق درآمد | درآمد شناسایی میشود |
| تحمل هزینه | هزینه شناسایی میشود |
بنابراین نگاه حسابداری از «پول وارد شد / پول خارج شد» دقیق‌تر است.
هزینه با خرید دارایی چه تفاوتی دارد؟
فصل پنجم مشخصاً هشدار میدهد که تمام پرداخت‌ها را نباید هزینه دانست و خرید اثاثه را بهعنوان نمونه‌ای از پرداختی که هزینه محسوب نمیشود مطرح میکند. چرا؟ چون در خرید اثاثه، مؤسسه یک دارایی به دست آورده است. وجه نقد ممکن است کاهش پیدا کند، اما در مقابل دارایی دیگری افزایش یافته است. پس صرف خروج پول دلیل کافی برای ثبت هزینه نیست.
این نکته یکی از مهم‌ترین تفاوت‌هایی است که فرد تازه‌کار باید یاد بگیرد:
خرید دارایی با تحمل هزینه یکی نیست.
اگر پول را قبل از وقوع هزینه پرداخت کنیم چه میشود؟
اینجا به موضوع بسیار مهم مقاله بعدی می‌رسیم. گاهی مؤسسه مبلغی را پرداخت میکند، اما هنوز خدمت مربوط به آن دریافت نشده یا هزینه واقع نشده است. مثلاً ممکن است مبلغی بابت خدمتی پرداخت شود که در آینده دریافت خواهد شد. در چنین شرایطی فصل پنجم توضیح میدهد که مبلغ پرداخت‌شده در زمان پرداخت، هزینه محسوب نمیشود و در حساب دارایی با عنوان پیشپرداخت ثبت میشود. وقتی خدمت در دوره مربوط دریافت یا دارایی مصرف شود، آن بخش به هزینه تبدیل خواهد شد. این موضوع آن‌قدر مهم است که بهتر است مقاله مستقلی داشته باشد.
فعلاً فقط این جمله را به خاطر بسپارید:
پرداخت قبل از وقوع هزینه، الزاماً هزینه نیست.
هزینه در حسابداری چیست و چگونه آن را تشخیص دهیم؟
قبل از ثبت یک پرداخت یا بدهی بهعنوان هزینه، بهتر است چند سؤال بپرسیم:
آیا مخارج مربوط به فعالیت و ارائه خدمات واحد اقتصادی است؟
آیا هزینه در این دوره واقع شده است؟
آیا وجه آن همان زمان پرداخت شده یا برای آینده بدهی ایجاد شده است؟
اگر هزینه واقع شده باشد، باید شناسایی شود. بعد بررسی می‌کنیم که حساب مقابل آن وجه نقد است یا بدهی. اما اگر هزینه هنوز واقع نشده باشد، صرف پرداخت پول برای اینکه آن را هزینه بنامیم کافی نیست.
هزینه چه ارتباطی با صورت سود و زیان دارد؟
هزینه در حسابداری یکی از دو جزء اصلی‌ای است که برای تعیین نتیجه فعالیت یک دوره به آن نیاز داریم.
جزء دیگر درآمد است.
در پایان دوره، درآمدها و هزینه‌ها با یکدیگر مقایسه می‌شوند. اگر درآمدها بیشتر باشند، نتیجه فعالیت سود خواهد بود. اگر هزینه‌ها بیشتر باشند، نتیجه میتواند زیان باشد. به همین دلیل تشخیص درست زمان شناسایی هزینه اهمیت زیادی دارد. اگر هزینه مربوط به یک دوره را در دوره دیگری ثبت کنیم، نتیجه عملکرد دوره نیز درست نشان داده نخواهد شد. صورت سود و زیان را بعد از مقاله پیشپرداخت، به‌صورت کامل بررسی خواهیم کرد.
تا اینجا چه چیزی یاد گرفتیم؟
در پاسخ به پرسش «هزینه در حسابداری چیست؟» یاد گرفتیم که هزینه مخارجی است که مؤسسه برای ارائه خدمات و کسب درآمد متحمل میشود و باعث کاهش سرمایه مالک میشود. همچنین یاد گرفتیم که افزایش حساب هزینه در سمت بدهکار ثبت میشود. اگر هزینه واقع شود و همان زمان پول آن پرداخت شود، با هزینه نقدی روبه‌رو هستیم. اگر هزینه واقع شود اما پرداخت وجه به آینده موکول شود، هزینه شناسایی میشود و در مقابل یک بدهی ایجاد خواهد شد.
و وقتی آن بدهی بعداً پرداخت شود، هزینه جدیدی ایجاد نمیشود؛ فقط بدهی و وجه نقد کاهش پیدا میکنند.
مهم‌ترین نتیجه این درس:
زمان پرداخت پول و زمان شناسایی هزینه الزاماً یکی نیستند.
قدم بعدی در آموزش حسابداری چیست؟
تا اینجا دو حالت را دیده‌ایم:
هزینه ایجاد شده و همان زمان پول پرداخت شده است. یا هزینه ایجاد شده اما قرار است پول بعداً پرداخت شود.
اما یک حالت سوم هم وجود دارد:
پول را الان پرداخت می‌کنیم، در حالی که هزینه قرار است در آینده واقع شود.
مثلاً ممکن است مبلغی قبل از دریافت یک خدمت پرداخت شود. آیا باید همان لحظه هزینه ثبت کنیم؟ خیر.
این موضوع ما را به یکی از مفاهیم مهم حسابداری می‌رساند:
پیشپرداخت هزینه.
در مقاله بعدی دقیق بررسی می‌کنیم که چرا پیشپرداخت در ابتدا دارایی است، چه زمانی به هزینه تبدیل میشود و ثبت آن چگونه تغییر میکند.
منبع مقاله:
کتاب اصول حسابداری (۱)، فصل پنجم: درآمد و هزینه — بخش هزینه
سوالات متداول
کالج حسابداری
