در مقاله قبلی یاد گرفتیم که اطلاعات ثبت‌شده در دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل میشوند. در دفتر کل، برای هر موضوع اصلی یک حساب جداگانه داریم. مثلاً ممکن است حسابی با عنوان: حسابهای پرداختنی وجود داشته باشد. این حساب به ما نشان میدهد واحد اقتصادی در مجموع چه مقدار بدهی از این نوع دارد. اما حالا سؤال دقیق‌تری مطرح میشود، فرض کنید یک مؤسسه به چند فروشنده مختلف بدهکار است.
حسابهای پرداختنی در دفتر کل میتواند مجموع این بدهی‌ها را نشان دهد؛ اما اگر بخواهیم بدانیم:
به فروشنده اول چقدر بدهکاریم؟
بدهی فروشنده دوم چقدر است؟
و چه رویدادهایی باعث تغییر بدهی هرکدام شده‌اند؟
یک حساب کلی دیگر کافی نیست.
اینجاست که به دفتر معین نیاز پیدا می‌کنیم.
در فصل چهارم نیز همین مسئله مطرح شده است: یک حساب دفتر کل مانند «حسابهای پرداختنی» میتواند از چند حساب معین تشکیل شود و در هر حساب معین، اطلاعات مربوط به یک بستانکار مشخص بهصورت جداگانه نگهداری شود، پس به زبان ساده:
دفتر معین جایی است که اطلاعات جزئیتر مربوط به بعضی از حسابهای دفتر کل در آن نگهداری میشوند.
چرا دفتر کل به‌تنهایی کافی نیست؟
دفتر کل اطلاعات را نسبت به دفتر روزنامه بسیار بهتر طبقه‌بندی میکند. مثلاً به‌جای اینکه تغییرات حسابهای پرداختنی در میان ثبت‌های مختلف دفتر روزنامه پخش باشند، همه آنها در یک حساب دفتر کل جمع میشوند. اما گاهی این سطح از طبقه‌بندی باز هم کافی نیست.
فرض کنید مانده حسابهای پرداختنی در دفتر کل:
۵۰۰ میلیون تومان باشد.
این عدد یک اطلاعات مهم به ما میدهد:
مجموع بدهی واحد اقتصادی از این نوع ۵۰۰ میلیون تومان است. اما هنوز نمی‌دانیم این ۵۰۰ میلیون مربوط به چه کسانی است. ممکن است: ۲۰۰ میلیون تومان مربوط به یک فروشنده، ۱۰۰ میلیون تومان مربوط به فروشنده دیگر و باقی آن مربوط به اشخاص دیگری باشد. بنابراین گاهی لازم است یک حساب کلی را به چند بخش جزئیتر تقسیم کنیم. این دقیقاً همان کاری است که حسابهای معین انجام می‌دهند.
حساب معین چیست؟
در دفتر کل ممکن است یک حساب اصلی وجود داشته باشد.
برای مثال: حسابهای پرداختنی
اما در دفتر معین، همین حساب میتواند به چند حساب تفصیلی‌تر تقسیم شود. مثلاً اگر مؤسسه به چند فروشنده بدهکار باشد، برای هر فروشنده یک حساب معین جداگانه در نظر گرفته میشود.
در منبع نیز توضیح داده شده که حساب دفتر کل «حسابهای پرداختنی» میتواند چند حساب معین داشته باشد و اطلاعات مربوط به هر بستانکار به‌طور جداگانه در حساب مربوط به همان شخص ثبت شود، بنابراین می‌توانیم بگوییم:
حساب کل، اطلاعات کلی را نگه می‌دارد و حساب معین، جزئیات همان اطلاعات را نشان میدهد.
رابطه حساب کل و حساب معین چیست؟
برای درک این رابطه بهتر است به ساختار آن نگاه کنیم.
فرض کنید در دفتر کل یک حساب داریم:
حسابهای پرداختنی
زیرمجموعه این حساب ممکن است چند حساب معین وجود داشته باشد:
حساب پرداختنی فروشنده اول، حساب پرداختنی فروشنده دوم، حساب پرداختنی فروشنده سوم و به همین ترتیب.
یعنی یک حساب کلی داریم و چند حساب جزئیتر که اطلاعات آن را توضیح می‌دهند.به زبان ساده:
حساب کل → تصویر کلی
حساب معین → جزئیات آن تصویر
این دو جای یکدیگر را نمی‌گیرند، بلکه مکمل هم هستند.
یک مثال کوتاه برای تفاوت کل و معین
فرض کنید حسابهای پرداختنی واحد اقتصادی در دفتر کل:
۳۰۰ میلیون تومان مانده دارد.
این رقم به ما می‌گوید در مجموع ۳۰۰ میلیون تومان بدهی در حسابهای پرداختنی وجود دارد.
اما دفتر معین ممکن است نشان دهد:
فروشنده الف: ۱۲۰ میلیون تومان
فروشنده ب: ۸۰ میلیون تومان
فروشنده ج: ۱۰۰ میلیون تومان
جمع این حسابهای معین: ۳۰۰ میلیون تومان است. بنابراین عدد حساب کل و جزئیات دفتر معین به هم مرتبط‌اند. هدف این مثال فقط نشان‌دادن رابطه است؛ در این مقاله لازم نیست وارد تمرین‌های متعدد عددی شویم.
تفاوت دفتر کل و دفتر معین چیست؟
این تفاوت را می‌توان از چند زاویه بررسی کرد.
| موضوع | دفتر کل | دفتر معین |
| سطح اطلاعات | کلیتر | جزئیتر |
| موضوع حساب | یک عنوان اصلی | اجزای همان عنوان |
| نمونه | حسابهای پرداختنی | حساب هر بستانکار |
| کاربرد اصلی | مشاهده وضعیت کلی حساب | مشاهده جزئیات حساب |
| ارتباط | حساب اصلی | حسابهای زیرمجموعه |
مهم‌ترین تفاوت همین سطح اطلاعات است.
دفتر کل می‌گوید:
مجموع حسابهای پرداختنی چقدر است؟
دفتر معین کمک میکند بفهمیم:
این مبلغ مربوط به چه کسانی و با چه جزئیاتی است؟
آیا هر حساب دفتر کل حتماً دفتر معین دارد؟
از این فصل نمی‌توانیم چنین قاعده‌ای استخراج کنیم که هر حساب دفتر کل الزاماً باید چند حساب معین داشته باشد. منبع مشخصاً نمونه‌ای را توضیح میدهد که در آن یک حساب کلی مانند حسابهای پرداختنی شامل اطلاعات چند بستانکار است و برای دسترسی به جزئیات، حسابهای معین جداگانه نگهداری میشوند.
بنابراین منطقی که باید در این مرحله یاد بگیریم این است:
هرجا اطلاعات یک حساب کل به جزئیات بیشتری نیاز داشته باشد، حسابهای معین می‌توانند این جزئیات را نگهداری کنند.
نباید فراتر از همین چیزی که منبع توضیح داده، قاعده‌ای مطلق بسازیم.
اطلاعات دفتر معین از کجا می‌آیند؟
اینجا یک تفاوت مهم با دفتر کل وجود دارد. در بخش مربوط به دفتر معین، کتاب توضیح میدهد که دفتر معین معمولاً مستقیماً از روی سند حسابداری نوشته میشود.
این نکته مهم است، در مسیر دفتر کل داشتیم:
سند حسابداری → دفتر روزنامه → دفتر کل
اما برای دفتر معین، منبع مسیر مستقیم‌تری را بیان میکند:
سند حسابداری → حساب معین مربوط
بنابراین وقتی یک رویداد مالی به یک شخص یا جزء مشخص از حساب مربوط است، اطلاعات آن در حساب معین همان شخص یا موضوع نیز ثبت میشود.
چرا دفتر معین از روی سند حسابداری نوشته میشود؟
برای اینکه بفهمیم اطلاعات مربوط به هر رویداد دقیقاً به کدام حساب معین مربوط است، باید جزئیات رویداد را در اختیار داشته باشیم. سند حسابداری این اطلاعات را در اختیار حسابدار قرار میدهد. در منبع نیز توضیح داده شده که برای استفاده از دفتر معین، رویدادهای مالی مربوط به حسابهای معین در سند حسابداری ثبت میشوند و سپس مبلغ مربوط به حساب معین انتقال پیدا میکند. در نتیجه دفتر معین صرفاً یک تقسیم‌بندی تصادفی از عدد دفتر کل نیست. هر تغییر آن باید به یک رویداد مالی مشخص متصل باشد.
عطف در دفتر معین چه کاربردی دارد؟
همان مفهومی که در دفتر روزنامه و دفتر کل درباره «عطف» دیدیم، اینجا هم اهمیت پیدا میکند. وقتی اطلاعات از سند حسابداری به حساب معین منتقل میشوند، باید مشخص باشد این ثبت از کدام سند آمده است. منبع نیز برای دفتر معین ستونی برای عطف در نظر میگیرد و آن را به شماره صفحه یا محل مربوط در سند حسابداری مرتبط میکند. بنابراین عطف به ما کمک میکند مسیر اطلاعات را دنبال کنیم. اگر عددی در دفتر معین دیدیم، باید بتوانیم منشأ آن را پیدا کنیم.
دفتر معین چه مشکلی را حل میکند؟
مزیت اصلی دفتر معین را می‌توان در یک کلمه خلاصه کرد: جزئیات. دفتر کل برای مشاهده وضعیت کلی حساب مناسب است. اما گاهی تصمیم‌گیری یا بررسی اطلاعات به جزئیات بیشتری نیاز دارد. مثلاً فقط دانستن اینکه: «حسابهای پرداختنی ۵۰۰ میلیون تومان است» ممکن است کافی نباشد.
ممکن است بخواهیم بدانیم:
این ۵۰۰ میلیون تومان مربوط به کدام بستانکاران است؟
هر بستانکار چه مقدار طلب دارد؟
کدام رویدادها روی حساب هرکدام اثر گذاشته‌اند؟
دفتر معین کمک میکند اطلاعات کلی دفتر کل را به اجزای قابل بررسی‌تر تقسیم کنیم.
آیا دفتر معین جای دفتر کل را میگیرد؟
خیر، این دو سطح متفاوتی از اطلاعات را نگهداری می‌کنند. اگر فقط دفتر کل داشته باشیم، اطلاعات کلی را داریم اما ممکن است جزئیات کافی در دسترس نباشد. اگر فقط حسابهای معین را داشته باشیم، تصویر کلی حساب اصلی به آن سادگی قابل مشاهده نیست.
بنابراین نقش این دو مکمل است.
می‌توانیم چنین تصویری داشته باشیم:
دفتر کل
حسابهای پرداختنی: ۵۰۰ میلیون تومان
دفتر معین
جزئیات بستانکار اول، جزئیات بستانکار دوم، جزئیات بستانکار سوم و …
ارتباط مانده حساب کل و حسابهای معین چیست؟
اگر چند حساب معین زیرمجموعه یک حساب دفتر کل باشند، اطلاعات آنها باید بتوانند جزئیات حساب اصلی را توضیح دهند. مثلاً اگر حسابهای پرداختنی دفتر کل نشان میدهد مجموع بدهی ۵۰۰ میلیون تومان است، حسابهای معین مربوط به بستانکاران باید مشخص کنند این ۵۰۰ میلیون تومان چگونه میان آنها توزیع شده است. فصل چهارم نیز نمونه حسابهای پرداختنی را به همین شکل نمایش میدهد: حساب دفتر کل در کنار حسابهای معین مربوط به بستانکاران مختلف. بنابراین حساب کل و معین دو مجموعه اطلاعات مستقل و بی‌ارتباط نیستند.
حسابهای معین باید جزئیات عدد حساب کل را توضیح دهند.
دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر معین چه تفاوتی دارند؟
حالا سه دفتر را شناخته‌ایم و ممکن است نام‌هایشان کمی با هم مخلوط شوند.
بهتر است آنها را کنار هم ببینیم:
| دفتر | اطلاعات را بر چه اساسی مرتب میکند؟ | سؤال اصلی |
| دفتر روزنامه | ترتیب زمانی رویدادها | چه اتفاقی و چه زمانی رخ داد؟ |
| دفتر کل | نوع حساب | برای هر حساب چه تغییراتی رخ داد؟ |
| دفتر معین | جزئیات حسابهای کلی | جزئیات این حساب کل چیست؟ |
این جدول یکی از مهم‌ترین جمع‌بندی‌های این بخش از مسیر آموزش است، هر دفتر هدف متفاوتی دارد.
یک مثال مفهومی برای سه سطح اطلاعات
فرض کنید یک مؤسسه از یک فروشنده کالایی نسیه خریداری کرده است. در سند حسابداری، رویداد تجزیه‌وتحلیل میشود. در دفتر روزنامه، رویداد در تاریخ وقوع خود ثبت میشود. در دفتر کل، افزایش حسابهای پرداختنی در حساب کلی آن دیده میشود. و در دفتر معین مشخص میشود این بدهی مربوط به کدام فروشنده بوده است. پس یک رویداد واحد میتواند در مراحل مختلف حسابداری با سطح متفاوتی از جزئیات نمایش داده شود. این موضوع کمک میکند بفهمیم چرا سیستم حسابداری چند دفتر و چند مرحله دارد.
قرار نیست یک اطلاعات را بی‌دلیل چند بار بنویسیم؛ هر مرحله کارکرد متفاوتی دارد.
آیا دفتر معین همان حساب شخص است؟
در نمونه‌ای که فصل چهارم ارائه میکند، برای بستانکاران مختلف حساب معین جداگانه در نظر گرفته میشود. بنابراین در این مثال، حساب معین میتواند مربوط به یک شخص مشخص باشد. اما از همین یک نمونه نباید نتیجه بگیریم که همه حسابهای معین الزاماً حساب اشخاص هستند. منبع فعلی چنین قاعده گسترده‌ای را برای ما اثبات نمی‌کند.
فعلاً بهتر است در چارچوب همین آموزش بمانیم:
دفتر معین، جزئیات بیشتر حساب دفتر کل را نگهداری میکند.
جایگاه دفتر معین در مسیر ثبت حسابداری
حالا مسیر ما کمی کامل‌تر شده است.
برای اطلاعات اصلی دفتر کل:
رویداد مالی → مدارک مثبته → سند حسابداری → دفتر روزنامه → دفتر کل
و برای جزئیات موردنیاز در حسابهای معین:
سند حسابداری → دفتر معین
این ساختار نشان میدهد حسابداری فقط ثبت بدهکار و بستانکار نیست.
اطلاعات باید به شکلی سازماندهی شوند که هم بتوانیم:
تصویر کلی حساب‌ها را ببینیم و هم در صورت نیاز وارد جزئیات آنها شویم.
تا اینجا چه چیزی یاد گرفتیم؟
دفتر معین برای نگهداری اطلاعات جزئیتر مربوط به بعضی حسابهای دفتر کل استفاده میشود. در نمونه فصل چهارم، حساب کل «حسابهای پرداختنی» از چند حساب معین برای بستانکاران مختلف تشکیل شده و اطلاعات هر بستانکار بهصورت جداگانه نگهداری میشود. همچنین یاد گرفتیم: دفتر کل اطلاعات کلیتر دارد. دفتر معین جزئیات همان اطلاعات را نشان میدهد. حسابهای معین می‌توانند مستقیماً بر اساس اطلاعات سند حسابداری ثبت شوند.
و دفتر معین جای دفتر کل را نمی‌گیرد؛ بلکه به ما کمک میکند اطلاعات کلی دفتر کل را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.
قدم بعدی در آموزش حسابداری چیست؟
حالا رویداد مالی را:
از روی مدارک بررسی کرده‌ایم، سند حسابداری برای آن تنظیم کرده‌ایم، در دفتر روزنامه ثبت کرده‌ایم، به دفتر کل منتقل کرده‌ایم، و در صورت نیاز جزئیات آن را در دفتر معین نگهداری کرده‌ایم.
اما یک سؤال مهم باقی مانده است:
از کجا بفهمیم مجموع مانده‌های بدهکار و بستانکار حسابهای دفتر کل با هم برابر هستند؟
برای بررسی این موضوع از گزارشی به نام تراز آزمایشی استفاده میشود. در فصل چهارم نیز بعد از بحث دفتر معین، بخش بعدی به تراز آزمایشی حسابهای دفتر کل اختصاص دارد.
در درس بعد یاد می‌گیریم:
تراز آزمایشی چیست؟
چگونه تهیه میشود؟
چه اطلاعاتی در آن قرار میگیرد؟
چرا جمع بدهکار و بستانکار آن باید برابر باشد؟
و تراز آزمایشی دقیقاً چه چیزی را کنترل میکند؟
منبع:
کتاب اصول حسابداری (۱)، فصل چهارم: ثبت رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری — بخش دفتر معین
سوالات متداول
کالج حسابداری
