مهم ترین اصول و نکات حسابداری فروشگاهی که باید بدانید!

نویسنده: محمد عسگری | مدیر مالی

حسابداری یکی از قسمت‌های مهم هر سازمان است که با توجه به نیاز هر کسب و کار می‌توان حسابداری را به شاخه‌های مختلفی دسته بندی کرد. یکی از شاخه‌های حسابداری، حسابداری فروشگاهی است. در این مقاله از کالج حسابدرای قصد داریم شما را با حسابداری فروشگاهی و تعاریف آن آشنا کنیم، تا اطلاعات مفیدی در اختیار شما قرار گیرد و بتوانید با دید باز تری به حسابداری فروشگاهی نگاه کنید.

حسابداری فروشگاهی چیست؟

هدف از تاسیس هر کسب و کار کسب سود، و فعالیت برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده آن سازمان است. هیچ کسب و کاری بدون داشتن یک سیستم حسابداری قادر به تشخیص وضعیت مالی و برنامه ریزی برای اهداف نمی‌باشد.

هر مجموعه ای بدون در نظر گرفتن اوضاع مالی و بدون برنامه ریزی مالی بی شک با شکست مواجه می‌شود. بنابر این تمامی فروشگاه ها برای رشد و جلوگیری از مشکلات مالی باید با سیستم حسابداری فروشگاهی آشنا شده و نسبت به طراحی و مدیریت آن برنامه ریزی کنند. حال که با حسابداری فروشگاهی آشنا شدید برای آشنایی بیشتر با مفاهیم تخصصی حسابدرای به صفحه آموزش حسابداری مراجعه کنید.

حسابداری خرید و فروش کالا در فروشگاه ها (مؤسسات بازرگانی)

سازمان هایی که بدون تاثیر در چرخه تولید یک محصول صرفا محصولات را خرید و فروش می‌کنند به سازمان‌های بازرگانی معروف هستند. این سازمان‌ها بسته به نوع فعالیت می‌توانند کسب و کارهای بزرگ مثل دیجی کالا یا سوپر مارکت‌های موجود در تمامی خیابان‌های شهر باشند و از طرفی ممکن است کالا‌های خیلی زیادی در محصولات این سازمان ها گنجانده شده یا صرفا خرید و فروش یک محصول تمام فعالیت آن‌ها باشد.

اصول اولیه و مهم حسابداری فروشگاهی

یکی از مهم‌ترین اصول اولیه حسابداری فروشگاهی که اکثر حسابداران و طراحان سیستم مالی به آن توجه نمی‌کنند این است که معمولا مجموعه‌های کوچک فروش (کسب و کارهای بازار) هم از نظر مالی هم از نظر فضای فروشگاه قادر به تاسیس دایره حسابداری نیستند و معمولا یا شخصا حساب و کتاب خود را انجام می‌دهند، یا از فروشندگان خود می‌خواهند تا این کار را انجام دهند و مدیر فروشگاه صرفا به گزارشات آن‌ها نظارت می‌کنند، یا در بهترین حالت یک حسابدار کم تجربه و با حقوق پایین برای انجام امور حسابداری استخدام می‌کنند. در نظر داشتن این نکته در طراحی سیستم حسابداری فروشگاه بسیار اهمیت بالایی دارد. پس نکته‌ای که باید در نظر داشت این است که کار کردن با این سیستم‌ها باید تا حد مقدور راحت و قابل فهم باشد.

هدف از حسابداری فروشگاهی چیست؟

همان طور که گفتیم یکی از مهم‌ترین دلایل راه‌اندازی سیستم حسابداری فروشگاهی آگاهی نسبت به اوضاع مالی و اخذ گزارشات مالی از سیستم حسابداری است. اما اهداف مهم تری که در بررسی حسابداری فروشگاهی نسبت به سایر شاخه‌های حسابداری مثل حسابداری صنعتی وجود دارد.

یکی از این اهداف بررسی موجودی کالاهاست. فرض کنید یک فروشگاه از تاریخ ورود اجناس فاسد شدنی، تاریخ انقضای این اجناس و موجودی کالاها بی اطلاع باشد. قطعا هر روز با مشکلات زیادی رو به رو می‌شود. یکی از محاسن سیستم حسابداری فروشگاهی آلارم‌های تاریخ انقضا و رسیدن به حداقل یا اتمام موجودی کالا ها جهت سفارش و خرید مجدد است.

یکی دیگر از اهداف خیلی مهم جهت فروشگاه‌ها یا نمایشگاه ها این است که بیشتر فروشگاه ها درصدی از فروش را به هر فروشنده اختصاص می‌دهند و هر فروشنده با توجه به مبلغ فروش خود دستمزد می‌گیرد. پس باید میزان فروش هر فروشنده به تفکیک کالا و مبلغ به طور کامل مشخص شود.

برای یاد گیری مباحث مالی به صفحه آموزش حسابداری مالی مراجعه کنید.

چه گزینه‌هایی را باید در حسابداری فروشگاهی بررسی کنیم؟

یکی دیگر از نکات خیلی مهم در طراحی سیستم حسابداری فروشگاهی نرم‌افزار حسابداری است. همانطور که گفته شد برای حسابداری فروشگاهی حتی المقدور باید کارکردن با این سیستم راحت و بی دردسر باشد. پس نرم‌افزار مورد نیاز باید یک نرم‌افزار با دسترسی راحت و تا حد امکان مسیرهای قابل دسترس تری داشته باشد.

از طرف دیگر مبلغ این نرم افزارها باید برای خریداری یک کسب و کار معمولی معقول و منطقی باشدف تا مدیر فروشگاه بتواند به راحتی این نرم‌افزار را تهیه نماید. البته که نرم افزارهای رایگان هم برای این امر وجود دارد اما به دلیل عدم پشتیبانی معمولا از این نرم افزارها برای فروشگاه استفاده نمی‌شود. چرا که در فروشگاه‌ها در هر لحظه از این نرم‌افزار استفاده می شود و نباید دچار اختلال گردد.

چرا به حسابداری در فروشگاه نیاز داریم؟

از دلایل دیگر لزوم استفاده از حسابداری فروشگاه می‌توان به ایجاد یک کنترل داخلی برای فروشگاه اشاره کارد. برای ایجاد نظم و مدیریت بهتر تمامی سازمان ها به مدیریت داخلی نیاز دارند. حسابداری در فروشگاه‌ها نقش مهمی در کنترل داخلی دارد. مثلا برای حفاظت اطلاعات و محرمانگی گزارشات حسابداری برای کارفرما کنترل داخلی نقش بسیار مهمی در این زمینه دارد.

برای این منظور اقدامات زیادی باید انجام شود. مثلا برای کنترل بهتر موجودی کالاها می‌توان از بارکد و دستگاه بارکد خوان استفاده کرد. یا برای فروشگاه‌هایی که مشتری به فاکتور نیاز دارد، بدون تشریفات از طریق پرینت یک فیش کوچک، فاکتور را بدون تشریفات خاص در اختیار مشتری قرار داد. مثل فروشگاه‌های زنجیره‌ای.

برای مطالعه بیشتر مقاله: مهارت های حسابداری را مطالعه کنید.

حسابداری فروشگاهی چگونه انجام می‌شود؟

همان طور که در بالاتر اشاره شد، سهولت در حسابداری فروشگاهی بسیار مهم است. صاحبین کسب و کارها در قدیم از چرتکه و یادداشت برای به روز نگهداشتن اطلاعات سال مالی خود استفاده میکردند. که رفته رفته و با بالا رفتن حجم اطلاعات این اطلاعات را در دفتر مکتوب می‌کردند. با توجه به نیاز بازار دفترهای کل، معین، روزنامه، فروش روزانه، دفتر چک‌های دریافتی و … وارد بازار شد که کار را برای حسابداری فروشگاه راحت تر کرد. و امروزه تعداد نرم افزارهای حسابداری بسیار زیاد و تنوع در انتخاب نرم‌افزار حسابداری بسیار زیاد شده است.

حسابداری فروشگاهی تحت اکسل چیست؟

همانطور که از اسم خانواده office پیداست، این نرم افزارها به نرم افزارهای اداری معروف است. همچنین شخصی که در حوزه اداری فعالیت می‌کند می بایست به این نرم‌افزارها مسلط باشد.
خیلی از کسب و کارها با توجه به انبارهای مختلف، قیمت بالای نرم‌افزار، عدم امکان برای شبکه سازی در حسابداری و … از نرم‌افزار اکسل برای کمک به نرم‌افزار حسابداری و یا بعضا برای جایگزینی نرم‌افزار های حسابداری استفاده می کنند. پس برای هر حسابدار یادگیری نرم‌افزار آفیس مخصاصا نرم‌افزار اکسل یک امر واجب است.

برای کسب اطلاعات بیشتر مقاله کاربرد اکسل در حسابداری را مطالعه کنید.

حسابداری فروشگاهی اندروید چیست و چگونه انجام می‌شود؟

امروزه با پیشرفت تکنولوژی بسیاری از فروشگاه‌ها به نرم افزارهای وب بیس رجوع نموده‌اند. مثالی که برای همه‌ ما ملموس است، نرم افزارهای انروید فروشگاهی است که ویترین رستوران‌ها توسط تبلت سفارش مشتری را ثبت می‌کنند. یا مشتری به راحتی می‌تواند با اسکن منوی دیجیتال موجو روی هر میز سفارش خود را به آشپزخانه ارسال و در آخر از طریق همان صفحه اقدام به تسویه حساب نماید.

روش های فروش کالا در حسابداری فروشگاهی

در بازار و فروشگاه‌ها شاید بتوان گفت که فروش با صنعت متفاوت است. در فروشگاه ها به طرق مختلفی فروش انجام می‌شود. مثل فروش نقد، فروش اعتباری، فروش به همراه معاوضه، فروش اقساطی و اشانتیون، که یک حسابدار فروشگاه باید به تمامی این نوع فروش‌ها مسلط باشد و بتواند ثبت‌ها را دقیق و به موقع وارد سیستم خود نماید.

صورتحساب یا فاکتور فروش

فروش به طرق مختلفی می‌تواند انجام شود و طبیعتا فاکتور و صورت حساب برای فروش نیز متغیر است. در بسیاری از کسب و کارها کوچک که فروش به صورت نقد انجام می‌شود فقط یک طرف حساب با عنوانی مثل مشتری گذری ثبت می‌شود و فروش به صورت روزانه به حساب این طرف حساب منظور میگردد. اما بعضی از کسب و کار ها که به طور روتین با طرف حساب های خود به صورت نسیه یا اصطلاحا حساب باز کار می‌کنند. صدور فاکتور برای تمامی مشتریان و ارسال صورتحساب به صورت هفتگی یا ماهانه است.

تخفیفات در حسابداری فروشگاهی

تخفیفات بسته به نوع فعالیت، نوع کالا، قیمت هر کالا می‌تواند متفاوت باشد و در بسیاری از کسب و کارها در صورت خرید نقدی به جای نسیه تخفیفات نقدی به مشتری تعلق می‌گیرد. در بعضی دیگر به ازای خرید بیشتر تخفیفات بیشتری به مشتری تعلق گرفته است. یا در پوشاک به دلیل تغییر فصل تخفیفات فصلی برای مشتریان درنظر گرفته می‌شود.

حساب های مورد استفاده در حسابداری فروش کالا

برای دسته بندی حساب‌ها پیشنهاد می‌شود از یک حسابرس کمک بگیرید. کدینگ حساب‌ها یکی از مهم ترین کار در حسابداری است زیرا تمامی گزارشات وابسته به این مرحله است. سیستمی گزارشات بهتری در اختیار مدیران قرار می‌دهد که کدینگ بهتری داشته باشد. حساب‌هایی که باید به آن توجه ویژه ای نمود عبارتند از: فروش، خرید، بدهکاران، بستانکاران، موجودی کالا و هزینه ها.

دفتر روزنامه اختصاصی فروش

با توجه به اینکه فروش مجموعه‌های فروشگاه از حساب‌های دیگر بسیار بیشتر است، معمولا فروشگاه‌ها از یک دفتر جداگانه بابت فروش استفاده می‌کنند.

دفتر روزنامه دریافت های نقدی

همانطور که قبلا گفته شد بعضی فروشگاه‌ها به دلیل فروش نقدی بالا و تعداد زیاد ثبت‌های فروش نقدی یک دفتر را به فروش نقد اختصاص می‌دهند و این حساب را از مابقی فروش‌ها تفکیک می‌کنند.

شرط فروش

بعضی از فروشگاه‌ها بنا به دلایل مختلف مثل: انحصار در فروش، کمیاب بودن محصول، گران بودن محصول و … فروش خود را با شرایط انجام می‌دهند. مثلا شرط فروش یک کالا را خرید تعداد بالا یا خرید از چند نوع کالای دیگر قرار می‌دهند.

هزینه حمل کالای خریداری شده

همانطور که از اسمش پیداست این حساب یک حساب هزینه‌ای و کاهنده سود است. فلذا یک حساب صرفا بدهکار گردد و به هیچ عنوان بستانکار نمی‌شود. این هزینه از هزینه‌هایی است که در حساب بهای تمام شده تاثیر می‌گذارد و طبیعتا با فروشنده کالا است.

برای مطالعه بیشتر مقاله: انواع هزینه ها در حسابداری را مطالعه کنید.

مثال حسابداری فروشگاهی

رایج ترین مثالی که از حسابداری فروشگاهی می‌توان زد، صندوق‌های مکانیزه فروش هستند که در تمامی فروشگاه‌های زنجیره‌ای با آن ها برخورد می‌کنیم. این حسابداری معمولا چند اپراتور و کمک حسابدار دارد و یک مدیر مالی که به حساب ها رسیدگی می‌کند.

طبقه‌بندی و شماره‌گذاری حساب‌ها

می‌توان گفت که کدینگ کردن یک هنر در حوزه حسابداری است. ویترین کار یک حسابدار گزارشات حسابداری است که با کدینگ‌ها نقش می‌گیرد. در سیستم حسابداری همه چیز باید کدینگ شود. از جمله کدینگ کالا، کدینگ طرف حساب‌ها، کدینگ حساب‌ها، کدینگ پرسنل و ….

جمع‌بندی

حسابداری فروشگاه از شاخه‌های پر درآمد حسابداری است و با یاد گرفتن آن به راحتی می‌توان در بازارهای فروش کسب درآمد کرد. پس اگر علاقه مند به یادگیری حسابداری فروشگاهی هستید یکبار دیگر با دقت این مقاله را مطالعه نمایید. همچنین در صورتی که نقطه ابهامی در خصوص این مقاله دارید می‌توانید سوالات خود را در قسمت کامنت ها از ما بپرسید.